Wat doen we als de zaken anders lopen dan gepland? En als dat vaak gebeurd kunnen we er dan rekening mee houden bij het opstellen van het portefeuilleplan? Met deze en andere vragen gaat het Bouwstenen-netwerk Vastgoedsturing op 9 april 2019 aan de slag. 

Duurzaam gerenoveerd stadhuis Zoetermeer

Wij zijn voor deze bijeenkomst te gast in Zoetermeer. Esther Verkerk, portefeuillemanager Zoetermeer en tevens lid van het netwerk, vertelt over het stadhuis dat tussen 2016 en 2018 is gerenoveerd. Daarbij is het gebouw sterk verduurzaamd (labelsprong van G naar A) door delen van de gevel te vervangen en de installaties en het inbouwpakket te vernieuwen.Daarnaast is het ruimtegebruik sterk verbeterd door in te zetten op het Nieuwe Werken. Er is een open en flexibele werkomgeving gerealiseerd op een kleiner oppervlak dan het oorspronkelijke stadhuis. De vrijgekomen ruimte is in gebruik genomen door de bibliotheek en ruim veertig organisaties op educatief, cultureel en maatschappelijk gebied. 

Risicosessie 

Ciska Meijer van bbn adviseurs houdt een inleiding waarin ze in grote lijnen de opbouw van een risicosessie vertelt. Vervolgens gaan we er zelf mee aan de slag. We nemen het portefeuilleplan van Almere als voorbeeld. Daarin staan heel concreet de vastgoedmaatregelen benoemd die het vastgoebedrijf van plan is te realiseren. Welke positieve of negatieve gebeurtenissen kunnen zich voordoen waardoor deze doelen niet worden behaald? 

Risico's vanuit verschillende rollen

We delen de groep op in verschillende rollen (bestuurder, portefeuillemanager, beleidsafdeling, hoofd projecten en hoofd onderhoud), waarbij elke rol eerst brainstormt over de risico's en vervolgens deze risico's classificeert naar kans en impact. Uit deze risico's kiezen we als groep een top 3:

• stijging bouwkosten
• wijzigende wet- en regelgeving
• aanbestedingsrisico

Opvallend is dat het vooraf uitgesproken risico 'goed opdrachtgeverschap' nu door niemand is genoemd. Bij navraag blijkt dat iedereen vanuit zijn rol de risico's heeft beoordeeld en er daarbij vanuit gaat dat het opdrachtgeverschap goed geregeld zal zijn! Met deze constatering besluit de groep dat dit risico alsnog een hoge plek verdient.

 

Vervolgens werken we twee risico's uit in een overzicht van beheersmaatregelen. Het blijkt dat een groot deel van de beheersmaatregelen neer komt op het volgen van de onderlinge werkafspraken (wie doet wat) en het nogmaals uitspreken van elkaars verwachtingen en zorgen. 

Lessons learned

Wat de aanpak ons leert is dat je met een risicosessie (mits goed voorbereid en begeleid) in korte tijd boven water krijgt waar de pijnpunten zitten. Als zo'n risicosessie een programma als onderwerp heeft, is de opbrengst meer kwalitatief van aard (het uitspreken van bedoelingen en zorgen) en is de belangrijkste opbrengst het proces van samen inventariseren van risico's en het maken of vernieuwen van afspraken over beheersmaatregelen. Jaarlijks een dergelijk gesprek helpt bij het uitvoerbaar krijgen van het portefeuilleplan.

 

Bij projecten werkt het net iets anders; daar past een risicosessie bij die meer kwantitatief van aard is, zodat bijvoorbeeld een risicobudget of post onvoorzien kan worden afgesproken. 

 

What's next? De volgende bijeenkomst, op 13 juni 2019, heeft als thema 'kiezen en prioriteiten stellen, hoe doe je dat?' Wil je hier een actieve bijdrage aan leveren en/of als gastheer optreden? Dan horen we dat graag.

Meer informatie

• Bouwstenen-netwerk Vastgoedsturing