Op 25 okotober 2013 komen de Chefs Vastgoed bij elkaar in Houten. Vrijwel iedereen is ruim op tijd binnen zodat er tijd is voor een voorprogramma.

 

Overheveling en € 256 miljoen

We bespreken de voortgang van de werkgroep overheveling bestaande uit gemeenten en scholen en het belang om samen met de scholen op te blijven trekken. Resultaten van de werkgroep worden 5 december 2013 gepresenteerd. Chefs kunnen scholen meenemen naar de najaarsbijeenkomst (zie aparte mail).

 

White paper

TG maakt in Bouwstenen-verband een white paper over samenwerking in het vastgoedmanagement. Een aantal chefs meldt zich aan als mee-lezer.

 

Houten e.o.

Pieter de Bont houdt een presentatie over het proces van de regionale vastgoedorganisatie in Houten en omgeving (RVO). De presentatie is niet openbaar. Uit het verhaal van Pieter blijkt dat veel (tot in details) is uitgezocht, maar Pieter verzekerd dat uiteindelijk toch op hoofdlijnen zal worden besloten en het bestuur soms nieuwe wensen heeft, bijvoorbeeld over de juridische vormgeving. Belangrijk motieven om samen te werken zijn het verbeteren van kwaliteit en het verminderen van kwetsbaarheid. 

 

In 2012 is gestart met 10 gemeenten die samenwerking zochten op het gebied van vastgoed (inclusief Utrecht), met de Regionale Vastgoedorganisatie (RVO) als werktitel. Uitgangspunt was dat eigendom bij de gemeenten zou blijven en de scope vooral op vastgoedmanagement was gericht. Exploitatie van de activiteiten in het vastgoed vallen buiten de scope. Voor het proces is een stuurgroep van gemeentesecretarissen gevormd, met een gedelegeerd opdrachtgever. Aan een kernteam met vakinhoudelijke ambtenaren van gemeenten is de opdracht gegeven de invulling vorm te geven.

 

Utrecht heeft na de inventarisatiefase te kennen gegeven dat zij niet meedoen aan de vervolgfase (de businesscase), vanwege de interne noodzaak om tijd aan de eigen vastgoedorganisatie te besteden en er vanuit de politiek andere prioriteiten zijn gesteld. Frits Veldhuis zit tot op heden wel als adviseur aan in de bijeenkomsten.

 

De huidige stand is dat de bestuurders zich in oktober 2013 positief hebben uitgesproken over de RVO en zelfs een BV-structuur verder willen onderzoeken. Volgende stap is de lokale businesscase per gemeente. Eén gemeente is vanwege een lopend herindelingproces afgehaakt. Eind 2014 zou de feitelijke inrichting van de RVO met een plaatsingsproces moeten beginnen.

 

Twente

De vijf steden van Netwerkstad Twente zitten in een proces dat circa een jaar achter loopt op wat Pieter beschrijft, aldus Jan Kappers. Jan heeft begin 2012 een bestuurlijke opdracht gekregen vastgoedsamenwerking te verkennen en in gang te zetten. In Twente worden samenwerkingstrajecten getoetst op meerwaarde aangaande de 'drie K's'(kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid) waar inmiddels een vierde aan is toegevoegd: kansen voor personeel. Er is een stuurgroep ingericht, bestaande uit de portefeuillehouders uit de vijf deelnemende Netwerkstad gemeenten. Daaronder opereert een projectgroep, bestaande uit vastgoedmanagers in deze gemeenten.

 

In het proces is eerst een lokale verkenning gedaan (per gemeente),waaruit is gebleken dat er grote bereidheid was tot samenwerken. In oktober 2012 is een samenwerkingsconvenant getekend. Op basis van dit convenant is de samenwerking gestart en is tevens de opdracht gegeven om te onderzoeken in welke structurele vorm deze samenwerking na 1 januari 2014 voortgezet kan worden.

 

Er is onderzoek naar het vastgoed en de wijze van organiseren uitgevoerd. Dit onderzoek heeft de verschillen van inzicht tussen de bestuurlijke en ambtelijke bereidheid duidelijk gemaakt. Een nadere verfijning en bestuurlijke/ambtelijke consultatie brengt vervolgens aan het licht welke gemeenten wel of niet tot daadwerkelijke samenvoeging over willen gaan. De gemeenten Almelo, Borne en Enschede besluiten verder te willen in één vastgoedorganisatie. De stuurgroep heeft enkele weken geleden uitgespraak gedaan met deze drie gemeenten een RVO op te richten. Dit moet bestuurlijk nog worden bekrachtigd in een collegebesluit in de vijf deelnemende gemeenten, in dit besluit zal ook de opdracht tot het schrijven van een bedrijfsplan worden meegenomen.

 

Verschillen

Jan Kappers geeft kort aan waar het in de regio Enschede anders ging dan in Houten e.o..

	Houten e.o.	Enschede e.o.
aanleiding	wens te professionaliseren	intentie tot samenwerking
initiatief	ambtelijk	bestuurlijk
proces	doel bekend	doelzoekend
streefniveau samenwerking		niveau 4
basis gegevens	afzonderlijk	samen
vertaling per gemeente	later	allereerst

 

Bespreking

Vervolgens wordt gesproken over de volgende onderwerpen:

• Ruime scope (veel diensten aanbieden, veel potentie op kostenbesparing) vs. beperkte scope (gericht op vastgoedbeheer en eenvoudiger proces).
• De mogelijkheid van een ‘ingroeimodel’ (met de nadelen van beperkte besparing aanvankelijk).
• Afweging binnen de driehoek Politiek – Bedrijfsvoering – Maatschappij.
• Waar vallen de kosten en baten van leegstand?
• Strategische keuzen in de portefeuille binnen de klantorganisatie. Wat is de toegevoegde waarde van strategisch advies binnen de RVO?
• Omgaan met verschil in schaalgrootte tussen gemeenten. Kleine gemeenten hebben andere verhouding tussen beleid en uitvoering; straks ook bij RVO.
• De frequentie en het detailniveau van rapportage over de vastgoedprestaties.
• Uitbreiding met grondtaken? (zie ontwikkeling samenvoegen vastgoed- en grondbedrijven).

Agenda 2014

Tot slot bespreken we wat er op de Bouwstenen-agenda van volgend jaar moet en storten we ons op de broodjes. Pieter bedankt.

 

Meer informatie

Waarom regionale samenwerking soms resultaten oplevert (Binnenlands Bestuur oktober 2013)